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    Mi nombre es Eva María Martínez. Licenciada en TeI por la UMU en 2009, he trabajado como in-house durante más de 3 años y he dedicado otros cuantos al fansubbing. En la actualidad soy traductora autónoma y coordinadora de la Revista Traditori.

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Funciones de Excel para traductores

Creo que no hace falta que explique lo importante que es para nosotros, los traductores, tener un conocimiento profundo de las herramientas con las que trabajamos. Pues bien, como yo andaba muy pez en el manejo decente de Excel, decidí apuntarme a un curso de ofimática por internet de 30 horas que vi en Groupalia (tenía para elegir entre Word, Excel y Access, a 14 euros por cada curso —el precio real sin rebaja era de 70 € cada uno—).

Mi experiencia con Groupalia

Os cuento brevemente cuál ha sido mi experiencia, ya que es la primera vez que me inscribo a través de un cupón descuento con esta web. El proceso es de lo más sencillo: entras en el descuento que te interesa, realizas la compra (puedes pagar con tarjeta o con PayPal, y no recuerdo ahora mismo si admiten algún método más) y Groupalia te envía un correo desde el que te descargas el cupón con el código de barras correspondiente.  Una vez descargado, solo hay que enviarlo a la empresa (o presentarlo directamente en el establecimiento si el curso es presencial) para formalizar la matrícula y te confirmen la inscripción. En mi caso, tengo que decir que la atención que estoy recibiendo por parte de Inn-formación es muy, pero que muy buena. Los materiales son muy claros, las explicaciones van acompañadas de vídeos en el portal, tienen opción de chat y de consultas a un tutor a través de correo electrónico y responden muy rápido a los correos electrónicos.

En resumen, que Groupalia es, según mi experiencia, 100 % fiable, y merece mucho la pena para poder formarse desde casa a precios que están fenomenal.

Y dicho esto, paso a contaros cuáles son las acciones de Excel que estoy descubriendo gracias a este curso y que considero de gran utilidad para los traductores:

Nota: las capturas de los vídeos las he hecho con Screenr y con un programa llamado CamStudio, pero o no los sé configurar, o la calidad de grabación es regularcilla porque van a tirones y con retardo. Así que si me hacéis otras recomendaciones de programas similares que ayuden a mejorar la calidad de los vídeos, bienvenidas son (volvería a subir los vídeos de nuevo en ese caso).

Autosuma

Un básico imprescindible. La función Autosuma permite, como su nombre indica, hacer una suma automática de varias cantidades. Yo utilizo mucho esta función para calcular recuentos totales de palabras y para dividir archivos por número de palabras. El botón en cuestión es este:

Autosuma

Solo tenemos que seleccionar las celdas que queremos sumar y hacer clic en el botón:

Copia de datos en varias celdas

… sin usar los comandos Copiar y Pegar (este ha sido uno de mis grandes descubrimientos). Por ejemplo, si estáis rellenando una hoja de queries, ya os podéis olvidar del incómodo Copiar y Pegar de forma individual en las celdas que comparten contenidos (como el código de idioma, el nombre del emisor, el nombre de lote y de archivo…). Para ello, introducid los datos en las celdas, seleccionadlas y dirigíos a la esquina inferior derecha hasta que os aparezca una cruz de color negro. Cuando os aparezca, haced clic y arrastrad a lo largo de las celdas que necesitéis:

Nota: en las celdas que incluyan números, Excel autorrellenará las celdas como serie de forma predeterminada. Es decir, que si por ejemplo queréis propagar un nombre de archivo nombredeejemplo_3, Excel lo propagará como nombredeejemplo_4, nombredeejemplo_5nombredeejemplo_6, etc. Si queréis llevar a cabo esta operación con una celda con formato fecha, veréis que, al arrastrar el ratón y soltar, os añade un día por cada celda. Podéis evitarlo si, en lugar de insertar la fecha de forma manual (como 05-Jun-2013, por ejemplo), lo hacéis mediante la fórmula =HOY(). A continuación os muestro cómo arreglar lo primero y cómo hacer lo segundo:

Calcular el número de caracteres de una celda directamente en Excel

… sin una macro y sin tener que estar cambiando a Word «copipegando» la información de la celda para usar la función de recuento de caracteres. Aquí voy a explicar dos procedimientos: la forma larga (por si a alguien le apetece complicarse la vida) y la forma corta y más directa. En realidad, os indico primero el método largo porque así comprenderéis mejor después la forma abreviada de hacerlo.

Forma larga:

  1. En el documento de Excel, seleccionad la celda en la que queréis ver el resultado
  2. Pulsad el botón de función en la barra de fórmulas (Fx)
  3. En «O seleccionar una categoría», seleccionad «Texto»
  4. En la lista que aparece debajo, buscad «LARGO»
  5. Aceptad y, en el cuadro de diálogo que aparece a continuación, haced clic sobre el botón que aparece a la derecha del cuadro de texto
  6. Seleccionad la celda que contiene el texto del que queréis hacer el recuento de caracteres. El código de la celda aparecerá en el cuadro de texto
  7. Pulsad de nuevo el botón que aparece a la derecha del cuadro de texto para desplegar el cuadro de diálogo y haced clic en «Aceptar»
  8. Y ya tenéis el recuento de caracteres hecho de forma automática :)

Forma corta:

  1. Seleccionad la celda en la que queréis ver el resultado
  2. Situaros en la barra de fórmulas e introducid =LARGO(celda). En el argumento (celda) indicaremos la celda que contiene el texto cuyos caracteres queremos contar (por ejemplo, si el texto está en la celda D8, pues escribiremos =LARGO(D8)). También podéis introducir la función en la misma celda en la que queréis ver el resultado.
  3. Pulsad Intro y… ¡listo!

Cambiar cadenas de texto a mayúsculas o a minúsculas

Otra función la mar de útil. Aquí tenemos, al igual que en el anterior apartado, podemos hacerlo por el camino largo o por el camino corto, solo que esta vez las funciones que vamos a usar son, dentro de texto, =MAYUSC y =MINUSC:

http://www.youtube.com/watch?v=4V66I7Oeazc&feature=youtu.be

Por si alguien se lo pregunta: no, no se puede usar la fórmula sobre la celda de la misma cadena de texto que queremos convertir (da error de referencia circular), así que tendremos que usar la fórmula en una celda vacía y luego cortar y copiar en la celda que queramos sustituir.

Un detalle importante es que, cuando usemos fórmulas, no podremos modificar el contenido de la cadena en sí, ya que la celda estará ocupara por la fórmula. Por ejemplo, si ahora queremos modificar la cadena transformada, veremos que arriba nos aparece la fórmula, y si pulsamos F2 para modificar la celda, nos aparecerá también la fórmula, por lo que, si necesitamos modificar algo, tendremos que hacerlo en la celda primigenia a la que hace referencia la fórmula:

Y como creo que ya llevo unos cuantos vídeos, aquí lo dejo por el momento. Si hay alguna acción que queráis conocer más en profundidad o que creáis que deba explicar en una segunda entrega, no dudéis en dejar vuestros comentarios con vuestras sugerencias :). ¡Espero que os sea útil!

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28 comentarios

  1. Hola Maria Eva. Muy bueno y completo el post. Gracias.
    Con respecto a las herramientas para grabar, me ha pasado lo mismo con CamStudio, sobre todo cuando la máquina anda corta de memoria, si no suele andar bien. Veo que los videos son cortos, entonces te recomiendo Jing, es gratuito hasta videos de 5 minutos, y muy fácil de utilizar, es de TechSmith, el mismo de Camtasia, lo mejor para esto pero es de pago.
    Yo estoy usando oCam a veces para probar, y me gusta mucho la versión gratuita de ActivePresenter, super completa para la edición del video luego . Si necesitás los links avisame y te los paso ;)

    Responder
    • ¡Muchas gracias por tu respuesta y tus recomendaciones, Marcela! Pues entonces voy a probar Jing, a ver qué tal. En cuanto saque un huequecillo volveré a capturar los vídeos para colgarlos de nuevo.

      ¡Saludos! :)

      Responder
  2. Hola, Eva María: ¡Estupendo artículo! Pero, tengo una pregunta (capciosa) para Ud. ¿Cómo iba a ser sino…? ;)

    La pregunta es: ¿cómo se puede realizar una suma de horas en una columna, cuyo resultado supere las 24 horas? Por ejemplo, sumar 8:30 h, 4:15 h, 7:45 h y 6:15 h. Lo pregunto, porque esto puede resulta útil para los traductores, por ejemplo, para sumar las horas que se invierten diariamente en un proyecto y acumularlas para su cobro a final de mes. Un saludo.

    Responder
    • ¡Gracias, Pablo! Y la pregunta es muy interesante. No sé si se podrá hacer como tú lo planteas o si habrá que convertir las horas en minutos, hacer el cálculo en minutos y luego pasarlo a horas. Tengo que probar e investigar un poco, porque ayer precisamente empecé con el tema de las fórmulas y aún me queda que aprender sobre el asunto :P. ¡Me lo anoto y lo dejo como deberes!

      Responder
  3. Gustavo A. Silva

     /  6 junio, 2013

    Una pregunta: ¿por “básicos” te refieres a “conceptos básicos” o algo por el estilo? El título rechina un poco. Saludos cordiales, Gustavo A. Silva

    Responder
    • Hola, Gustavo:

      Pues si te digo la verdad, no sabía muy bien cómo ponerlo. En principio lo titulé “Trucos de Excel para traductores”, pero esto no son trucos, sino acciones. “Dominio de Excel para traductores” me quedaba gigantesco porque aquí no enseño a dominar el Excel ni muchísimo menos, y quería que el título quedara un poco abierto por si más adelante decido hacer una segunda parte con acciones un poco más avanzadas o complejas. Así que quería usar un título ambiguo que diera la idea general. A mí también me rechina un poco, pero creo que se entiende :).

      Responder
    • (Mira, al final he dado con el título que buscaba desde un principio y lo he modificado. ¡Gracias por tu comentario!)

      Responder
  4. thehappiestgirlinbluedress

     /  6 junio, 2013
    Responder
  5. Por fin saco algo de tiempo para ponerme con esto, Eva. :) ¡Genial entrada! Y yo veo los vídeos perfectamente, no se nota apenas los trompicones. :)

    Lo malo de Excel es que en inglés las fórmulas no se escriben igual… Es un asunto interesante de localización para debatir xD

    Un saludo,

    Pablo

    Responder
    • ¡Hola, Pablo, qué alegría leerte por aquí! :D

      Muchas gracias. Pues lo de los trompicones debe ser por la propia memoria de mi ordenador tal vez, que el pobre tiene ya unos añitos y me tocaría limpiarlo… (Pero me da una pereza brutal).

      Efectivamente, las fórmulas son diferentes en inglés. Lo que pasa es que, más que para una entrada, eso da para una tesis entera :_D. De todas formas, estoy empezando a maquinar una segunda entrega de funciones útiles (las voy recopilando conforme las voy aprendiendo :P). A ver si puedo escribir pronto la siguiente.

      ¡Saludos!

      Responder
  6. Hola, Eva:

    Nos conocimos en Alicante, en el Coaching de Xosé, ¿te acuerdas?

    Muy útil e interesante tu entrada. Me viene de perlas porque tengo un pequeño problemilla y no sé cómo resolverlo.

    Tengo que hacer una factura en inglés para un cliente y, claro, tengo que poner el punto en los decimales en lugar de la coma. Pues excel no lo reconoce y no hace la autosuma. Supongo que se podrá modificar en algún sitio, pero no lo encuentro.

    Si algún alma caritativa ;-) me diera alguna pista. Mi solución es poner el punto y sumar a mano, pero es un poco rollo la verdad.

    Muchas gracias por la entrada, como siempre.

    Besos,
    Maribel

    Responder
    • ¡Hola, Maribel!

      Sí, claro que me acuerdo :). Pues mira, para solucionar tu problema tienes que irte a Herramientas > Opciones, pestaña Internacional, y ahí configuras los decimales y los miles como necesites. ¡Confírmame si te funciona así!

      Edito: acabo de hacer una prueba tras modificar la configuración y desactivar la casilla «Usar separadores del sistema» y me funciona. Me deja aplicar a las celdas el formato Contabilidad y hacer la autosuma sin problemas.

      ¡Un besito!

      Responder
      • Por cierto, si usas Excel 2007-2010, la opción está en Opciones de Excel > Avanzadas y, en Opciones de edición, busca Usar separadores del sistema (hacia el final) y modifícalo como necesites :).

        Responder
  7. Diana Botero

     /  12 junio, 2013

    Gracias por la información. Son cosas elementales, pero en la práctica se vuelven herramientas poderosas para agilizar las tareas. Te transmito una duda, ¿Cómo se podría hacer para que las palabras de cada fila inicien con la mayúscula, si así se requiere? Gracias nuevamente.

    Responder
    • ¡Hola!

      Sí, es cierto lo que comentas :). Pues tendrías que usar la función NOMPROPIO (Fx > O seleccionar una categoría: Texto > NOMPROPIO). El problema es que no puedes hacer la conversión en la misma celda, pero puedes crear una fila nueva al lado para realizar la conversión de la cadena de texto y luego ocultar la otra :) (si la eliminas, te cargas la referencia y las cadenas que hayas transformado darán error). Si alguien conoce otra forma de hacerlo, que lo comente que será muy bienvenido.

      ¡Saludos!

      Responder
  8. Muy buenas, Eva ^^

    Tu tutorial me ha resultado bastante provechoso, y me he tomado la libertad de colocar un enlace al mismo en una entrada sobre Excel para traductores de mi blog.

    Gracias por la entrada, y un saludo ^^

    Responder
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