Hoy sigo con las entradas dedicadas a herramientas para nuestro trabajo diario. Seguro que más de una vez habéis tenido que controlar cuántas horas pasáis trabajando en un proyecto para luego facturárselo a un cliente. En esta ocasión voy a hablaros de Paymo, y en la próxima entrada «destriparé» otra de las herramientas de control de tiempo que suelo utilizar últimamente.
Paymo
El uso de esta herramienta en línea era gratuito hasta hace muy poquito tiempo. Ahora es de pago por mes (4,95 $ la cuenta básica y 9,95 $ la cuenta Plus), pero Paymo ofrece probarlo gratis con una cuenta limitada para que comprobéis si cumple con vuestras expectativas (podéis ver los detalles aquí). Por supuesto, lo que aquí describo es el uso gratuito/de pago básico; imagino que la cuenta Plus incluirá otra serie de funcionalidades.
El panel del usuario tiene este aspecto:
A primera vista parece muy sencillo, y no, no es una ilusión. En realidad es muy intuitivo, pero voy a desglosarlo para mostrar grosso modo las posibilidades que ofrece:
- Para empezar, vamos a cambiar el idioma de la interfaz. Para ello, id a la parte inferior del menú (Your Name) y haced clic en la flecha que abre el menú desplegable. Seleccionad My settings y, en Interface Language, elegid un idioma de la lista.
- Clients: los datos de vuestros clientes. Muy útil para tener toda la información sobre facturación, contacto, etc. a la mano. Incluso podéis añadir el logotipo o la foto de vuestro cliente 😀
- Projects: en esta pantalla, podréis añadir toda la información relacionada con el proyecto: nombre, cliente, descripción, horas presupuestadas, si el trabajo es facturable, a cuánto se cobra la hora…
- Users: todos los datos del usuario, incluidas las estadísticas de trabajo y proyectos asignados. La versión gratuita solo admite un usuario. Si queréis añadir más, tendréis que adquirir el plan de pago.
- Invoices: la parte más interesante. Te permite crear facturas con una plantilla predeterminada muy, muy cómoda. Algo que me ha parecido interesantísimo es que permite configurar prácticamente todo, desde el idioma (las plantillas se pueden descargar en varios idiomas desde una biblioteca) hasta la moneda, recordatorios de pago, numeración de las facturas y los presupuestos, porcentaje de los impuestos… Os dejo las imágenes para que lo veáis vosotros mismos.
- Como habréis visto, Invoices alberga más opciones, como la de crear presupuestos (también con sus plantillas, mismo funcionamiento que con las facturas), perfiles recurrentes (podéis guardar los perfiles de facturas que más soláis usar en este apartado) e incluso podéis añadir los gastos en los que hayáis incurrido durante un proyecto (como las dietas durante un trabajo de interpretación). Además, podéis añadir los tiques y las facturas de vuestros gastos como justificante.
- Reports: este apartado permite crear informes sobre el tiempo que habéis invertido en un proyecto. Solo tenéis que añadir un informe nuevo en Add Report y rellenar los datos correspondientes. Cuando guardéis y hagáis clic sobre el informe, aparecerá toda la información en forma de documento, que podréis imprimir, clonar, editar o exportar a Excel o a PDF:
- Timesheets: este apartado permite introducir horas en formato de hoja de cálculo. Solo tenéis que hacer clic en Add Time, seleccionar el proyecto (que ya habréis configurado en Projects), incluir la tarea, agregar el tiempo como intervalo o como horas trabajadas, notas pertinentes si las hubiera y el usuario autor de la entrada.
- My tasks: vuestras tareas pendientes. Solo tenéis que hacer clic en los enlaces Add Tasks para añadir tareas nuevas. Para tacharlas, haced clic en la casilla de verificación que hay junto a la tarea. Si ponéis el ratón sobre la tarea, aparecerán una serie de iconos al lado que permiten ver todos los detalles de la tarea, eliminarla, cargar archivos, incluir una fecha límite, añadir comentarios o añadir una descripción.
- New shortcut: permite crear vuestros propios atajos en la barra de direcciones.
Y por fin llego a la parte de control del tiempo de trabajo: en la parte inferior del menú tenemos el cronómetro integrado en el sitio web. Configurarlo es tan sencillo como seleccionar el proyecto y la tarea y pulsar Start. Cuando terminéis, pulsad Stop para detener el contador. Así, el tiempo que habéis dedicado a esa tarea dentro de ese proyecto queda registrado en el sistema.
Si no sois muy online-friendly, o si os resulta un incordio tener la ventana abierta todo el tiempo solo para controlar el reloj, podéis descargaros las aplicaciones correspondientes para escritorio o dispositivo móvil. Para ello, en la parte inferior de la columna de menú, haced clic en el nombre de vuestra empresa y seleccionad add-ons. En esa pantalla podréis descargaros las versiones del cronómetro (en versión sencilla o Plus) para Windows, OSx, iOS y Android.
Si además de todo esto pensáis: «está genial, pero me sobra esta función y me molesta verla ahí», o bien «estaría mucho mejor si incluyera un apartado que me permitiera hacer X», solo tenéis que investigar un poco la opción Apps, donde podréis configurar a vuestro gusto los plugins qué queréis que se muestren en el menú:
En resumen…
Ventajas:
- Interfaz sencilla e intuitiva.
- Ofrece una gran flexibilidad para personalizarla según nuestras necesidades.
- Si bien es cierto que hay que invertir tiempo en la configuración de los proyectos, las tareas y los clientes, esta inversión queda más que rentabilizada en poco tiempo, ya que automatiza muchísimo los procesos de facturación, presupuestos y de control de los proyectos.
- Permite registrar otros gastos en los que incurramos y que sean facturables.
- Solo pagas por lo que uses el servicio, lo cual es estupendo si se quiere usar en proyectos puntuales (además, el precio me parece muy razonable).
Inconvenientes:
- El pago por mes puede ser incómodo si se decide usarlo de forma continuada (no se puede pagar con PayPal).
- A pesar de que catalogan la cuenta gratuita como «la mejor opción para los autónomos», la limitación de un máximo de 3 proyectos activos y una factura por mes nos obligaría en nuestro caso a hacernos usuarios de pago.
Como siempre, espero que la entrada haya sido útil. ¡Más para la próxima!
elartedetraducir.wordpress.com 
Traducción jurada Madrid
/ 18 octubre, 2016A esta herramienta no la conocia la verdad , hay varias y similares en la nube aunque muichas son orientadas a sistemas mas que nada no se si se pueden adaptar a las necesidades propias.
Traductor profesional
/ 11 julio, 2020¡Hola! ¿A ti qué estrategia de productividad te funciona mejor? A mí, la regla de los 2 minutos, en el sentido de que si puedes hacer algo en ese tiempo, hazlo. 😉